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Comment fonctionne l’OCRE : Procédures opérationnelles en langage clair

Sheri Meyerhoffer
Ombudsman
Ombudsman canadienne de la responsabilité des entreprises
Canadian Ombudsperson for Responsible Enterprise
core-ocre@core-ocre.gc.ca
Telephone | Téléphone : (343) 203-7096
200, place du Portage, B7005
Gatineau (Québec), Canada K1A 0G4
https://core-ombuds.canada.ca

1. Mandat de l’ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises (OCRE)

1.1 Le travail de l’ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises (l’OCRE) est établi par le décret (2019-1323) Notre travail consiste principalement à :

Ces processus sont limités aux entreprises canadiennes exerçant leurs activités dans d’autres pays dans les secteurs du vêtement, de l’exploitation minière et de l’exploitation pétrolière et gazière.

1.2 Nous adoptons une approche généreuse sur la manière d’interpréter les droits de la personne et sur ce qu’il faut faire pour les respecter. Les droits de la personne sont là pour toutes et tous.

C’est l’approche que nous adoptons dans notre travail et la façon dont nous comprenons notre décret.

1.3 S’il y a une différence entre les présentes procédures opérationnelles (PO) et le décret, nous suivrons alors ce qui est énoncé dans le décret.

2. Comment utilisons-nous ces mots?

agir en toute bonne foi : Les parties qui participent à un processus de l’OCRE agiront de façon équitable les unes les autres ainsi qu’envers l’OCRE.

critères d’admissibilité : Nous pouvons traiter de nombreux types de plaintes relatives aux droits de la personne. Il y en a aussi celle que nous ne pouvons PAS traiter. Nos critères d’admissibilité définissent les plaintes que nous pouvons traiter.

allégations  : Il s’agit d’accusations portées par un plaignant concernant de possibles violations des droits de la personne avant que la plainte n’ait été examinée par l’ombudsman ou l’OCRE.

anonyme  : Cela signifie qu’une personne n’est PAS nommée ou identifiée.

arbitrage : Il s’agit d’un processus que les deux parties s’engagent à suivre. Nous les aidons à trouver un arbitre qui est formé pour prendre des décisions sur les différends sans passer par les tribunaux. L’arbitre prend la décision pour les parties et ne prend PAS parti.

entreprise canadienne : Il s’agit d’une entreprise qui répond à un ou à plusieurs des critères suivants :

Nous travaillons avec des entreprises canadiennes qui exercent leurs activités dans les secteurs suivants :

PCN canadien : PCN est l’abréviation de point de contact national.

ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises (l’OCRE) : Il s’agit à la fois du bureau de l’OCRE et de la personne qui en est le chef. Tout au long de ces PO, l’OCRE est désigné par les pronoms « nous », « notre » et « nos ».

plaignant : Il s’agit d’une personne, d’une organisation ou d’une collectivité qui dépose une plainte pour violation des droits de la personne. C’est également une personne qui dépose une telle plainte au nom d’une autre personne, organisation ou collectivité.

dialogue : Il s’agit d’un processus d’établissement de relations avec les personnes afin de travailler avec elles pour renforcer le respect des droits de la personne. Il s’agit notamment de régler les différends relatifs aux droits de la personne.

confidentiel, accord de confidentialité : Il s’agit de renseignements que l’OCRE recueille et ne divulgue PAS aux autres, sauf s’il est tenu de le faire ou s’il a reçu une autorisation. Si ces renseignements sont recueillis à une fin particulière et qu’ils sont confidentiels, ils ne peuvent être utilisés qu’à cette fin particulière.

frivole : Qualifie une plainte qui ne contient PAS suffisamment de faits utiles pour montrer que l’OCRE peut l’accepter.

secteur du vêtement : Comprend les vêtements et les chaussures. Les entreprises sont considérées comme exerçant dans ce domaine lorsqu’elles :

MRDP : Mécanisme de responsabilisation des droits de la personne (MRDP). Le MRDP définit la manière dont l’OCRE travaille dans le cas de possibles violations des droits de la personne.

violation des droits de la personne : Il s’agit des droits de la personne internationalement reconnus. Une personne viole les droits de la personne lorsqu’elle commet l’un des actes suivants, ou les deux :

défenseur(s) des droits de la personne : Il s’agit d’une personne ou d’un groupe de personnes qui travaillent à la promotion ou à la protection des droits de la personne.

recherche indépendante des faits : Il s’agit d’un moyen pour l’ombudsman de savoir si une violation des droits de la personne a eu lieu. Il recueille des renseignements et les utilise pour examiner les allégations contenues dans la plainte. Il documente ce qu’il trouve et décide des faits à utiliser.

rapport provisoire : L’ombudsman peut rendre publics les rapports pendant qu’un examen est en cours pour montrer ce qui se passe. Un rapport provisoire est établi avant que le rapport final ne soit rendu public.

droits de la personne reconnus à l’échelle internationale :Cela comprend tous les droits de la personne mentionnés dans les traités et instruments internationaux, y compris les documents suivants :

recherche conjointe des faits : L’ombudsman réunit les parties concernées par une plainte afin de travailler à un examen. Ensemble, les parties doivent essayer de faire ce qui suit :

mandat : Un mandat confère à une personne ou à une organisation le pouvoir d’effectuer certains travaux.

marginalisé  : Ce terme désigne les personnes et les groupes de personnes qui vivent dans des conditions défavorables et subissent la discrimination.

médiation  : Les parties conviennent de régler un désaccord avec l’aide d’un médiateur. Un médiateur est formé pour faire ce travail et ne prend PAS parti.

secteur de l’exploitation minière : nglobe les entreprises travaillent dans ce domaine et qui font ce qui suit :

ministre  : Dans ces PO, la ministre désigne la ministre canadienne de la Petite Entreprise, de la Promotion des exportations et du Commerce international.

principes directeurs de l’OCDE OCDE signifie l’Organisation de coopération et de développement économiques. Dans les présentes PO, les Principes directeurs de l’OCDE font référence aux Principes directeurs à l’intention des entreprises multinationales.

secteur de l’exploitation pétrolière et gazière : Les entreprises travaillent dans ce domaine lorsqu’elles font ce qui suit :

ombudsman  : Ce titre informel désigne le chef de l’OCRE, l’ombudsman canadien de la responsabilité des entreprises. Il agit à titre de conseiller spécial pour la ministre du Commerce international. Ce bureau a été créé par le décret (2019–0300).

examen à l’initiative de l’ombudsman : L’ombudsman peut examiner une possible violation des droits de la personne même si personne n’a déposé de plainte à ce sujet.

résolution de problèmes  : Il s’agit d’un processus informel. Nous travaillons avec les parties à un différend afin de déterminer clairement quel est le problème et quelles sont les solutions ou options susceptibles de le régler.

public : Nous rendons quelque chose public lorsque nous l’affichons sur notre site Web.

représailles : Il s’agit de toute action ou de tout traitement qui a un effet négatif sur une personne parce qu’elle a fait l’une ou l’autre des choses suivantes :

examen : Au cours d’un examen, nous recueillons de l’information et cherchons les faits dont nous avons besoin pour déterminer si une entreprise canadienne a enfreint des droits de la personne.

modalités de règlement : C’est ce dont les parties conviennent lorsqu’elles décident ensemble de la manière de régler un différend.

L’expression « Principes directeurs de l’ONU » désigne les Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme des Nations Unies.

vexatoire  : Une plainte est qualifiée de vexatoire lorsqu’une personne fait l’une ou les deux choses suivantes :

vulnérabilité  : Il s’agit d’une situation dans laquelle une personne ou une collectivité peut être lésée ou que ses droits de la personne ne sont PAS respectés.

Introduction à l’utilisation des procédures opérationnelles, les PO

3.1 Les présentes PO vous donnent de l’information sur l’OCRE et sur la façon dont nous travaillons. Nous pouvons prendre de nombreuses mesures pour lutter contre de possibles violations des droits de la personne. Elles sont définies dans le Mécanisme de responsabilisation des droits de la personne (MRDP) .

3.2 Nous pouvons modifier les PO de temps en temps. Avant d’y apporter des changements majeurs, nous consultons nos intervenants. Il s’agit de personnes, de collectivités, d’organisations et d’entreprises canadiennes.

Remarques : « Nous » fait référence à l’OCRE.

Le Mécanisme de responsabilisation des droits de la personne – MRDP

3.3 Nous lançons le MRDP pour l’une des raisons suivantes :

3.4 Nous avons créé le MRDP pour nous donner différentes façons de travailler avec les gens, les organisations, les collectivités et les entreprises canadiennes afin de promouvoir le respect des droits de la personne. Le MRDP comprend les processus suivants pour traiter un différend relatif aux droits de la personne :

Le MRDP s’appuie également sur les bonnes pratiques de l’ombudsman. Il s’agit notamment d’utiliser une stratégie de résolution des problèmes qui comprend les éléments suivants :

Le travail de l’ombudsman comprend également ce qui suit :

3.5 Nous appliquons le MRDP de manière prévisible, souple, équitable et transparente. Nous prêtons attention aux points suivants :

Nous déterminons si le processus doit être confidentiel ou anonyme . Nous tenons également compte de nos ressources et de notre charge de travail.

L’OCRE n’est PAS un tribunal. Nous offrons des moyens de régler les différends en matière de droits de la personne qui sont moins formels qu’un tribunal. Nous ne pouvons PAS appliquer les décisions ou les recommandations de l’ombudsman. Nous pouvons proposer d’autres options.

3.6 Nous nous engageons à utiliser les processus de MRDP pour faire ce qui suit :

3.7 Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour un handicap ou si vous avez besoin d’une aide quelconque pour participer au MRDP, communiquez avec nous.

Services de médiation informelle

3.8 Nous pouvons offrir des services de médiation informelle même si aucune plainte n’a été déposée et que nous n’avons PAS entamé d’examen à l’initiative de l’ombudsman . Nous pouvons vous proposer les services d’un des médiateurs qui travaillent avec l’OCRE, ou vous aider à mettre en place votre propre processus de médiation.

3.9 Nous répondons à des questions comme celles-ci pour déterminer si nous allons offrir des services de médiation informelle :

Exemple
Un groupe de travailleurs du secteur du vêtement communique avec l’OCRE au sujet de conditions de travail dangereuses. Les usines où ils travaillent appartiennent à des fournisseurs qui fabriquent du tissu pour des entreprises canadiennes. Les travailleurs ne veulent pas porter plainte, mais ils veulent que l’ombudsman les aide à discuter avec l’entreprise pour rendre les conditions plus sécuritaires.

Au lieu de proposer une médiation informelle, l’ombudsman décide de promouvoir les droits de la personne auprès de l’entreprise canadienne et de ses fournisseurs. L’ombudsman reste en contact avec les travailleurs et surveille si la situation s’améliore.

3.10 En plus de la médiation informelle, nous examinons si d’autres services que nous offrons seraient plus utiles, notamment les suivants :

4. Communication et délais

4.1 Nous travaillons dans les langues officielles du Canada, soit l’anglais et le français.

4.2 Nous demandons à toutes les parties de communiquer avec nous et de nous envoyer des documents en anglais ou en français si possible.

Si vous envoyez un document qui a été traduit d’une autre langue, remettez-nous également le document dans sa langue d’origine, si possible.

4.3 Si nous travaillons dans des langues autres que l’anglais ou le français, il nous faudra alors peut-être plus de temps pour traiter une plainte ou effectuer un examen.

4.4 Nous chercherons à établir des délais souples pour travailler avec toutes les parties.

4.5 Nous ferons de notre mieux pour vous faire savoir comment nous traitons une plainte en informant toutes les parties de ce qui suit :

5. Dépôt d’une plainte

5.1 Vous pouvez déposer une plainte de l’une des manières suivantes :

5.2 Une personne, une organisation ou une collectivité peut communiquer avec nous pour :

Les contacts avec nous peuvent être anonymes et confidentiels .

Renseignements à fournir pour déposer une plainte

5.3 Veuillez inclure les renseignements suivants au moment de déposer une plainte

5.3.1 votre nom et vos coordonnées;

5.3.2 le nom et les cordonnées de la personne pour laquelle vous déposez la plainte;

5.3.3 si vous souhaitez maintenir votre identité confidentielle

OU

la personne pour laquelle vous déposez une plainte souhaite que son identité reste confidentielle

5.3.4 si vous ou la personne au nom de laquelle vous déposez la plainte souhaitez communiquer en anglais ou en français;

5.3.5 autant de renseignements que possible sur chacun des critères d’admissibilité énoncés au paragraphe 5.6 des présentes PO;

5.3.6 le nom et les coordonnées de l’entreprise canadienne à laquelle vous faites référence dans la plainte;

5.3.7 si une autre organisation a examiné cette plainte ou est en train de l’examiner;

5.4 Si, by filing this complaint, you risk représailles ou un préjudice pour vous-même ou quelqu’un d’autre, vous pouvez alors déposer une plainte anonyme.

5.5 Si vous déposez une plainte au nom d’une autre personne ou d’un groupe de personnes, nous pouvons alors vous demander de prouver que la personne ou le groupe de personnes a accepté que vous déposiez la plainte en son nom.

Critères d’admissibilité

5.6 L’ombudsman décidera à l’étape de l’admission si une plainte est admissible..

5.7 Une plainte est admissible lorsqu’elle répond à chacun des critères suivants :

5.7.1 La violation possible concerne un droit de la personne reconnu à l’échelle internationale;

5.7.2 La violation possible provient des activités d’une entreprise canadienne travaillant à l’étranger dans les secteurs du vêtement , de l’exploitation minière , ou de l’exploitation pétrolière ou gazière

5.7 3 La violence possible a eu lieu soit
après le 1er mai 2019
OU si elle a commencé avant le 1er mai 2019, elle se produit encore au moment du dépôt de la plainte.

5.8 À cette étape, l’ombudsman ne décidera que si une plainte est admissible. Cette décision n’a PAS pour but de déterminer si ce qu’on dit dans la plainte est vrai. Il ne s’agit pas d’une décision sur les faits du différend.

Accusé de réception de la plainte

5.9 Nous ferons tout en notre pouvoir pour accuser réception de votre plainte. Nous répondons généralement par courriel dans un délai de 10 jours ouvrables.

5.10 Si vous ne nous donnez PAS d’adresse électronique
OU
si vous nous avez demandé de ne PAS communiquer avec vous par courriel,
nous ferons alors tout notre possible pour vous envoyer une lettre dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de votre plainte.

Admission

5.11 L’admission est un processus informel au cours duquel nous répondons à vos questions sur le MRDP et recueillions des informations sur la plainte.

5.12 Si une plainte n’est PAS une plainte que nous pouvons traiter,
nous vous dirons alors ce qui suit :

ET

5.13 Si nous pensons pouvoir traiter votre plainte, nous communiquerons alors avec vous par la méthode que vous aurez choisie.

5.14 Nous pouvons communiquer avec vous pendant le processus d’admission pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

5.15 Si vous ne pouvez PAS nous donner tous les renseignements dont nous avons besoin sur les critères d’admissibilité, nous établirons alors un délai raisonnable pour que vous nous communiquiez les renseignements manquants.

5.16 Il se peut que nous devions communiquer avec l’entreprise canadienne visée par la plainte à l’étape d’admission. Nous ne le ferons que si nous avons besoin de renseignements au sujet des critères d’admissibilité.
Nous vous demanderons votre consentement avant de le faire.

5.17 Nous ferons tout notre possible pour terminer le processus d’admission dans les 30 jours ouvrables suivant le dépôt de votre plainte.

6. Décision relative à l’admissibilité d’une plainte

6.1 C’est à l’étape d’admission que l’ombudsman décide si une plainte est admissible. Il peut prendre cette décision à tout moment au cours du processus d’admission. Il peut décider que certaines ou toutes les allégations de la plainte sont admissibles.

6.2 L’ombudsman communiquera avec vous, par écrit si possible, pour vous faire part de sa décision. Il vous indiquera également quelles allégations sont admissibles. Il en informera également l’entreprise canadienne visée par la plainte, en même temps ou le plus tôt possible. Si l’ombudsman détermine que la plainte est admissible, vous devez alors préserver la confidentialité de cette dernière et de la décision de l’ombudsman jusqu’à ce que nous ayons informé l’entreprise canadienne visée par la plainte au sujet de celle-ci et de la décision de l’ombudsman.

Exemple
L’ombudsman a décidé qu’une plainte est admissible. Nous informons le plaignant de la décision de l’ombudsman par téléphone parce que le plaignant ne veut PAS que nous utilisions le courrier électronique ou postal.

Cela signifie que le plaignant connaitra rapidement la décision. Il faudra plus de temps pour informer l’entreprise canadienne de la décision, car nous devons lui envoyer une lettre par la poste. Le plaignant doit garder la décision de l’ombudsman confidentielle jusqu’à ce que l’entreprise canadienne en soit informée.

6.3 Si l’ombudsman détermine que la plainte est admissible, il donnera alors un résumé des allégations admissibles allégations à l’entreprise canadienne citée dans la plainte. Il le fera avant d’entamer une évaluation initiale ou de rendre compte publiquement de la plainte.

7. Décision de ne pas traiter une plainte

7.1 L’ombudsman peut décider de ne PAS traiter une plainte à toute étape du processus d’admission. Ses motifs peuvent comprendre les suivants :

7.1.1 La plainte est frivole ou vexatoire .

7.1.2 Les allégations contenues dans la plainte sont examinées par un autre organisme;
OU
les allégations contenues dans la plainte ont déjà été examinées par un autre organisme.

Exemple
Le plaignant a commencé à travailler avec une organisation de défense de l’environnement. Une action en justice est intentée au Chili, où vit le plaignant, et il s’agit à peu près de la même violation possible des droits de la personne. L’ombudsman décidera s’il est judicieux de donner suite à la plainte déposée auprès de nous ou d’attendre la décision du tribunal chilien.

7.1.3 La même plainte ou une plainte semblable a déjà été déposée auprès de nous
ET
cette plainte ne donne pas suffisamment de renseignements nouveaux ou différents sur les allégations

7.2 Selon le paragraphe 7.1.2, si une plainte est examinée par un autre organisme et s’il s’agit de la seule raison pour laquelle l’ombudsman peut décider de NE PAS traiter la plainte,
nous examinerons alors des questions comme les suivantes :

7.3 Si nous décidons de NE PAS traiter une plainte,
nous donnerons alors nos raisons à la personne, à la collectivité ou à l’organisation qui a déposé la plainte.

Si nous avons informé l’entreprise canadienne de la plainte déposée contre elle avant de décider de NE PAS la traiter,
nous lui donnerons également les raisons pour lesquelles nous ne traitons PAS la plainte. Nous le ferons par écrit si possible.

7.4 Si nous n’avons PAS informé l’entreprise canadienne au sujet de la plainte déposée contre elle avant de décider de NE PAS la traiter,
ET
s’il est dans l’intérêt public de le faire,
nous pouvons alors communiquer à l’entreprise canadienne l’information au sujet de la plainte. Nous n’identifierons PAS la personne, l’organisation ou la collectivité qui a déposé la plainte ou qui a fait déposer une plainte en son nom.

8. Évaluation initiale

8.1 Nous pouvons commencer une évaluation initiale après avoir vérifié auprès du plaignant pour confirmer qu’il veut aller de l’avant avec la plainte. Nous vérifions le consentement du plaignant à chaque étape du Mécanisme de responsabilisation des droits de la personne .
Si nous décidons de faire une évaluation initiale
ET
si le plaignant est d’accord, nous pouvons alors utiliser une stratégie de résolution des problèmes .
La résolution des problèmes comprend la communication d’informations, le dialogue et la négociation facilitée.

8.2 Si ne sommes PAS en mesure de régler une plainte avec les deux parties pendant l’évaluation initiale,
nous travaillerons alors avec les parties pour trouver un processus de traitement de la plainte. La médiation est un processus que les parties peuvent choisir de suivre.

8.3 Si les parties n’acceptent PAS la médiation nous entamerons alors l’examen de la plainte.

Rapport sur une évaluation initiale

8.4 Si nous rédigeons un rapport d’évaluation initiale,
alors nous pouvons faire les deux choses suivantes :

ET

Si nous ne rédigeons PAS de rapport,
nous rendrons alors publics les résultats de l’évaluation initiale soit

OU

Exemple
L’OCRE effectue une évaluation initiale rapidement parce que le plaignant ne veut PAS essayer la médiation . Le plaignant craint que ce qu’ils disent être une violation des droits de la personne ne s’aggrave. L’ombudsman attend un certain temps avant de rendre public un rapport sur l’évaluation initiale afin d’entamer immédiatement un examen.

Six mois plus tard, l’ombudsman rend public un rapport provisoire, sur la plainte. Ils comprennent l’état d’avancement de l’examen et ce qui s’est passé lors de l’évaluation initiale. Après le rapport provisoire public, les parties conviennent de recourir à la médiation .

8.5 Nous ne rendrons PAS public un rapport sur la plainte tant que nous n’aurons pas terminé l’évaluation initiale de la plainte.

8.6 Lorsque nous travaillons sur une évaluation initiale, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour la mener à bien dans un délai de 90 jours ouvrables.

9. Médiation

9.1 Dans notre rôle d’ombudsman, nous visons à :

9.1.1 remédier à tout déséquilibre de pouvoir entre les parties lorsque nous travaillons à régler un différend. Il s’agit notamment d’aider les personnes, les organisations et les collectivités à :

9.1.2 rendre la médiation accessible à toutes les parties.

Exemple
Un plaignant veut tenter la médiation, mais il est inquiet. Il ne parle ni anglais ni français et vit loin de la grande ville. Nous essayons de rendre la médiation plus accessible pour le plaignant en travaillant avec lui sur Internet. Cette médiation comprend le recours à un interprète.

9.1.3 utiliser la stratégie de résolution de problèmes pour aider les parties à régler les questions de violation des droits de la personne.

9.2 Si nous décidons d’offrir la médiation l’ombudsman et les parties peuvent alors convenir de l’utiliser à tout moment du processus de plainte.

9.3 Nous pouvons adopter une stratégie souple et faire des allers-retours entre la médiation et les processus d’examen.
Si nous utilisons les deux processus, nous suivrons alors les accords de confidentialité signés par les parties pour la médiation et la recherche conjointe des faits .

Exemple
Un plaignant veut tenter la médiation, mais souhaite que l’ombudsman fasse d’abord une certaine recherche de faits. L’ombudsman entame un examen en utilisant la méthode de recherche indépendante des faits . Il rend également public un rapport provisoire . Après le rapport provisoire, l’entreprise canadienne accepte la médiation.

Les parties rencontrent un médiateur. Au cours de la médiation , elles s’entendent sur les recours pour le plaignant et sur les mesures que l’entreprise canadienne prendra pour promouvoir le respect des droits de la personne.

9.4 Nous pouvons proposer une médiation à tout moment pour aider à régler une plainte, ou pour aider les parties à entamer un examen mené à l’initiative de l’ombudsman . Les motifs de le faire comprennent notamment :

9.5 Si les deux parties conviennent de recourir à la médiation les deux parties signeront alors une entente de médiation.
L’entente définit les besoins de confidentialité pour chaque partie.

9.6 Si les deux parties conviennent de recourir à la médiation pour régler une plainte ou d’entamer un examen mené à l’initiative de l’ombudsman, nous pouvons alors embaucher un médiateur, en fonction de facteurs comme les ressources, la charge de travail et les ressources que chaque partie est en mesure d’utiliser.

9.7 Si nous n’embauchons PAS de médiateur,
nous essaierons alors d’aider les parties à trouver un médiateur auquel elles acceptent de faire appel.

9.8 Nous pouvons assister à une médiation en tant qu’observateurs. Nous respecterons les accords de confidentialité signés par les deux parties.

9.9 Si les deux parties ont recours à la médiation pour :

OU

nous pouvons alors vouloir divulguer publiquement l’accord ou de l’information sur l’accord.

Il peut s’agir de le divulguer au moyen d’un rapport, si les deux parties en conviennent. Nous consulterons les parties pour savoir s’il convient de rendre public l’accord ou l’information

ET

comment et quand le faire.

Si les parties ne donnent PAS leur consentement,
nous pouvons alors divulguer l’information d’une manière qui ne permet PAS d’identifier les parties.

Si nous divulguons l’information en publiant un rapport sur notre site Web,
nous n’identifierons PAS alors les parties.

9.10 Si les parties parviennent à un accord au moyen de la médiation
nous vérifierons alors si les modalités du règlement sont respectées.
Nous pouvons aider les parties à exécuter l’accord si elles nous le demandent ou si elles ont besoin d’aide.

10. Examen mené à l’initiative de l’ombudsman

10.1 L’ombudsman peut décider de mener un examen d’une possible violation des droits de la personne qui relève de notre mandat . C’est ce qu’on appelle « un examen à l’initiative de l’ombudsman » .

Les critères utilisés par l’ombudsman pour décider de mener un examen sont affichés sur notre site Web. Ces critères aident l’ombudsman à choisir la question à traiter dans le cadre de ce processus.

10.2 Si l’ombudsman décide de mener un examen,
il préparera alors un avis d’examen à l’initiative de l’ombudsman.

Au moins 10 jours ouvrables avant que l’ombudsman n’affiche l’avis sur notre site Web, il en donnera une copie aux parties suivantes :

10.3 L'avis d’examen à l’initiative de l’ombudsman comprendra des renseignements sur chacun des critères d’admissibilité. Les critères d’admissibilité sont énoncés à l’article 5.6 des présentes PO.

10.4 La première étape d’un examen à l’initiative de l’ombudsman consiste à préparer le mandat. Ce mandat décrit ce que l’examen comprendra. L’ombudsman publiera ces conditions sur notre site Web.

10.5 L’ombudsman décidera de la manière de procéder à l’examen. Il continuera de fournir des renseignements à la personne mentionnée à l’article 10.2 au sujet de ce travail si nécessaire.

11. Réalisation d’un examen

Participation des parties

11.1 Toute personne invitée à participer à un examen est censée prendre les mesures suivantes :

11.2 Si une entreprise canadienne ne participe PAS activement à un examen
OU
si elle refuse de fournir des renseignements et des documents pertinents, l’ombudsman peut alors considérer ces actions comme négatives lors de la recherche des faits.

11.3 Si une partie refuse de fournir des renseignements et des documents à l’ombudsman ou mettre à sa disposition des témoins dans le cadre d’un examen
ET
si elle indique qu’elle ne croit PAS que ces éléments soient pertinents à l’examen l’ombudsman peut alors accorder aux parties un délai raisonnable pour fournir des renseignements sur la pertinence de sa demande.

L’ombudsman examinera les positions des parties et prendra une décision indépendante.

Recherche conjointe des faits

11.4 Si les parties ou les participants à un examen conviennent d’une recherche conjointe des faits l’ombudsman entreprendra alors un examen au moyen d’une recherche conjointe des faits.

11.5 L’ombudsman n’entreprendra un examen au moyen d’une recherche conjointe des faits que si toutes les parties acceptent de recourir à ce processus.

11.6 La recherche conjointe des faits signifie que les parties concernées peuvent faire ce qui suit :

Recherche indépendante des faits

11.7 Si la recherche conjointe des faits n’est PAS possible ou est limitée, L’ombudsman peut alors recourir à une alors recourir à une recherche indépendante des faits.

Independent fact-finding means the Ombud may do the following:

11.8 Dans le cadre de la recherche indépendante des faits, , l’ombudsman peut également prendre les mesures suivantes :

Rapports provisoires

11.9 L’ombudsman peut rédiger des rapports provisoires pendant la tenue d’un examen. Il rendra compte publiquement des examens en cours tous les 12 mois.

12. Obligation d’agir en toute bonne foi

12.1 Toute personne qui participe au processus du MRDP, y compris les parties et les témoins, doit agir en toute bonne foi à tout moment. Cela comprend ce qui suit :

12.2 Agir en toute bonne foi implique de prendre toutes les mesures suivantes :

12.3 Agir en toute bonne foi renvoie aux actions d’une partie une fois qu’elle a décidé de prendre part à une recherche conjointe de faits ou à une médiation. Cela ne fait PAS référence à la décision d’une partie de participer, ou de ne pas participer, à ces activités.

NE PAS agir en toute bonne foi

12.4 Si une partie fait l’objet d’un examen à l’initiative de l’ombudsman
ET elle ne joue PAS un rôle actif
ET ne donne PAS d’explication raisonnable à ce sujet,
l’ombudsman peut alors considérer qu’elle n’agit PAS en toute bonne foi.
Agir en toute bonne foi implique de prendre toutes les mesures suivantes :

12.5 L’ombudsman peut considérer qu’une entreprise canadienne n’agit PAS en toute bonne foi si elle exerce des représailles contre une personne, une organisation ou une collectivité pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

12.6 L’ombudsman peut considérer qu’une entreprise canadienne n’agit PAS en toute bonne foi si elle refuse d’appliquer les recommandations qu’il a formulées,
ET
si l’entreprise ne donne PAS d’explication raisonnable au fait de NE PAS suivre une recommandation de l’ombudsman.

12.7 Si l’ombudsman détermine qu’une entreprise canadienne n’a PAS agi en toute bonne foi pendant un examen ou le suivi de l’examen,
il peut alors recommander à la ministre d’appliquer des mesures commerciales, y compris les suivantes :

12.7.1 retirer à l’entreprise le soutien commercial et l’aide à la défense des intérêts commerciaux fournis par le gouvernement du Canada;

12.7.2 refuser d’accorder à l’entreprise le soutien commercial et l’aide à la défense des intérêts commerciaux du gouvernement du Canada à l’avenir;

12.7.3 refuser d’accorder à l’entreprise le soutien financier du gouvernement du Canada à l’avenir.

Actes de représailles

12.8 Les représailles sont des actes ou des traitements qui ont un effet négatif sur une personne parce qu’elle a fait l’une ou l’autre des choses suivantes :

Les actes de représailles peuvent comprendre :

12.9 Nous prenons très au sérieux les représailles, y compris la menace de représailles.

12.10 Si’il existe un risque de représailles à l’encontre d’une personne, d’une organisation ou d’une collectivité parce qu’elle a communiqué avec nous ou a participé au Mécanisme de responsabilisation des droits de la personne,
nous évaluerons alors le risque de représailles et nous nous efforcerons de le réduire.

Nous pouvons rendre compte publiquement des représailles.
Nous allons d’abord examiner si cela peut accroitre les représailles ou le risque de nouvelles représailles.

12.11 À la lumière du Principe directeur 13 des Principes directeurs de l’ONU et de la définition générale d’une entreprise canadienne dans le décret ,

si une entreprise canadienne contrôle une autre entreprise, directement ou indirectement
ET
si une plainte est déposée contre la deuxième entreprise,
l’ombudsman peut alors demander à l’entreprise canadienne d’utiliser sa relation d’affaires pour influer sur le comportement de la seconde entreprise.

Si l’entreprise canadienne n’est pas au courant de la plainte,
l’ombudsman peut alors demander au plaignant s’il accepte de communiquer cette information à l’entreprise canadienne.

12.12 Si les représailles semblent être de nature criminelle,
l’ombudsman peut alors recommander à la ministre de renvoyer l’affaire aux autorités responsables de l’application de la loi.

13. Recommandations

Pendant un examen

13.1 L’ombudsman peut faire l’une ou l’autre de ces recommandations au cours d’un examen :

13.1.1 Si le travail effectué par un point de contact national correspond mieux aux questions soulevées dans la plainte, l’ombudsman peut alors recommander aux parties de s’adresser au point de contact national (PCN) canadien ou au point de contact national d’un autre pays.

13.1.2 Si l’arbitrage peut être plus utile pour régler les problèmes,
l’ombudsman peut alors recommander aux parties de soumettre l’affaire à l’arbitrage.

13.1.3 Si l’ombudsman découvre des renseignements qui l’amènent à croire que quelqu’un peut avoir commis un crime au Canada ou dans un autre pays ou peut être en train de commettre un crime au Canada dans un autre pays,
il peut alors recommander à la ministre de renvoyer l’affaire aux autorités responsables de l’application de la loi.

13.1.4 Si l’ombudsman découvre des renseignements qui l’amènent à croire que quelqu’un peut avoir commis une infraction réglementaire au Canada ou dans un autre pays
OU
peut commettre une infraction réglementaire au Canada ou dans un autre pays, il peut alors recommander à la ministre de renvoyer l’affaire à l’autorité administrative ou à l’organisme ayant le pouvoir de traiter ces infractions.

13.1.5 L’ombudsman peut déterminer à tout moment si une allégation de violation des droits de la personne est fondée ou non.

13.2 Si l’ombudsman découvre des renseignements énoncés aux points 13.1.3 ou 13.1.4 et
si tle plaignant souhaite aller de l’avant avec le MRDP,
l’ombudsman peut alors continuer de traiter tout élément de la plainte qui a trait à de possibles violations des droits de la personne.

Lorsqu’un examen est terminé ou qu’on y met fin

13.3 L’ombudsman rédigera un rapport lorsqu’il :

Le rapport peut comprendre des recommandations comme les suivantes :

13.3.1 les recommandations énumérées dans un paragraphe de l’article 13.1

13.3.2 des recommandations pour une compensation financière, des excuses officielles ou tout recours suggéré dans les Principes directeurs des Nations Unies, ou tout autre recours approprié.

13.3.3 les recommandations visant à modifier les politiques, procédures et pratiques d’une entreprise canadienne ou toute mesure visant à promouvoir le respect des droits de la personne.

13.4 L’ombudsman peut renforcer les recommandations en incluant les éléments suivants :

13.5 L’ombudsman assurera le suivi des recommandations issues d’un examen une fois qu’il est terminé ou qu’on y met fin. Il en rendra compte publiquement et le rapport pourra inclure notamment :

13.6 L’ombudsman assurera un suivi et fera rapport publiquement pour déterminer si l’entreprise canadienne agit en toute bonne foi en suivant ses recommandations.

13.7 Si l’ombudsman détermine qu’une entreprise canadienne n’a PAS agi en toute bonne foi en suivant une ou plusieurs de ses recommandations,
il peut alors recommander à la ministre de retirer le soutien commercial accordé à l’entreprise canadienne.

14. Mettre fin à un examen

14,1 L’ombudsman peut mettre fin à l’examen d’une plainte à tout moment, notamment pour les raisons suivantes :

14.1.1 la plainte est frivole ou vexatoire;

14.1.2 les allégations contenues dans la plainte sont examinées par un autre organisme;
OU
l’allégation contenue dans la plainte a déjà été examinée par un autre organisme;

14.1.3 la même plainte ou une plainte semblable a déjà été déposée auprès de l’OCRE
ET
cette plainte ne donne PAS suffisamment d’informations nouvelles ou différentes sur les allégations;

14.1.4 il n’y a pas suffisamment de renseignements pour que l’ombudsman puisse continuer d’examiner la plainte;

14.1.5 le plaignant ne joue PAS un rôle actif et il n’a PAS donné d’explication raisonnable à ce sujet. L’ombudsman déterminera s’il existe des raisons pour lesquelles un plaignant ne joue PAS un rôle actif, notamment :

OU

14.1.6 L’ombudsman peut mettre fin à un examen pour l’une des raisons suivantes :

14.2 L’ombudsman produira un rapport public final qui indiquera les raisons pour lesquelles il met fin à un examen. Le rapport peut comprendre des recommandations à l’intention de toute personne.

15. Obligation de soumettre et de rendre public les rapports

15.1 L’ombudsman remettra des rapports à la ministre 30 jours ouvrables avant la publication du rapport sur notre site Web.

15.2 L’ombudsman fournira au ministre des Ressources naturelles tout rapport concernant les secteurs de l’exploitation minière et de l’exploitation pétrolière et gazière en même temps qu’à la ministre de la Petite Entreprise, de la Promotion des exportations et du Commerce international.

15.3 Tous les rapports seront publics. Nous rendons un rapport public en le publiant sur notre site Web en anglais et en français.

16. Possibilité de présenter des observations sur le rapport

16.1 Si l’ombudsman détermine que les renseignements contenus dans un rapport peuvent avoir un effet négatif sur toute personne, y compris une personne faisant l’objet d’un examen,
il procèdera de la façon suivante :

16.1.1 Avant de publier un rapport sur notre site Web, donner à la personne la possibilité de faire des commentaires sur :

16.1.2 Informer la personne que ses observations seront rendues publiques.

16.1.3 inclure dans le rapport un résumé des observations de la personne.

16.2 Si des renseignements contenus dans un rapport peuvent avoir des effets négatifs en raison de la date à laquelle ils seront rendus publics
la personne qui soulève l’effet négatif peut alors faire part de ses préoccupations à l’ombudsman concernant le moment où le rapport sera rendu public.
Lorsque l’on demande à l’ombudsman d’examiner le moment de rendre un rapport public, il tiendra également compte de l’intérêt public. Il s’agit notamment de l’accès des personnes et des collectivités touchées par les problèmes soulevés dans une plainte à un recours en temps voulu.

16.3 L’ombudsman donnera à tout plaignant l’occasion de présenter des observations sur les faits contenus dans un rapport avant que celui-ci ne soit publié sur notre site Web, que les renseignements contenus dans le rapport apparaissent avoir un effet négatif sur le plaignant ou NON. Les conditions décrites aux points 16.1.1 à 16.1.3 s’appliqueront.

16.4 Si l’ombudsman donne à quelqu’un la possibilité de présenter des observations sur les faits contenus dans un rapport,
la personne doit alors le faire par écrit soit :

OU

16.5 Si l’ombudsman donne à quelqu’un la possibilité de présenter des observations sur les faits contenus dans un rapport, la personne doit alors préserver la confidentialité de ces faits jusqu’à ce que l’ombudsman publie le rapport final.

17. Coordination avec le point de contact national canadien et le réseau des PCN

17.1 Si vous souhaitez déposer une plainte au sujet d’une possible violation des droits de la personne par une entreprise canadienne
ET
cette entreprise exerce ses activités dans un autre pays, dans les secteurs du vêtement,
de l’exploitation minière ou de l’exploitation pétrolière ou gazière,
vous pouvez alors déposer une plainte auprès de l’un des organismes suivants, entre autres :

17.2 Si nous recevons une plainte au sujet d’une violation possible des droits de la personne qui a eu lieu en dehors des secteurs du vêtement, de l’exploitation minière ou de l’exploitation pétrolière ou gazière,
nous vous dirons alors si le PCN canadien peut être chargé de traiter la plainte.
S’il semble que ce soit le bon organisme,
nous pouvons alors vous recommander d’envoyer votre plainte au PCN canadien

OU
si vous le souhaitez, nous pouvons envoyer votre plainte au PCN canadien en votre nom.

17.3 Si nous examinons une plainte concernant une entreprise canadienne dans un pays où il existe un PCN,
nous communiquerons alors avec le PCN de ce pays et le PCN canadien pour leur indiquer qu’un examen est en cours.

Si nous voulons que le PCN de l’autre pays collabore
dans le cadre de l’examen,
nous essaierons alors de prendre les mesures suivantes :

18. Accepter l’arbitrage

18.1 L’ombudsman peut recommander aux parties, à tout moment au cours d’un examen, de soumettre l’affaire à l’arbitrage.

18.2 Si les parties acceptent de recourir à l’arbitrage

18.2.1 l’ombudsman peut alors aider les parties à renvoyer l’affaire à l’arbitrage. L’ombudsman peut aider les parties à trouver un arbitre avec lequel tout le monde accepte de travailler.

18.2.2 Une personne de l’OCRE peut assister à l’arbitrage à titre d’observateur.

18.2.3 L’ombudsman publiera un rapport final sur notre site Web concernant la plainte. Le rapport final peut contenir des renseignements sur l’arbitrage, y compris son issue.

19. Statistiques

19.1 Nous recueillons des statistiques sur le travail que nous faisons et sur les personnes avec lesquelles nous travaillons. Les renseignements que nous recueillons montrent comment les plaintes que nous traitons sont liées aux Principes directeurs de l’OCDE et aux Principes directeurs des Nations Unies. Nous recueillons des renseignements sur ce qui suit :

19.2 Nous analyserons ces statistiques pour :

19.3 L’ombudsman :

20. Confidentialité

20.1 L’ombudsman s’efforcera de mener à bien son travail de manière transparente.
Il communiquera généralement les renseignements pertinents, notamment aux parties participant à un examen et à toute partie faisant l’objet d’un examen .

20.2 Même si nous nous efforcions d’être transparents, notre travail est également guidé par les deux lois canadiennes suivantes :

20.3 La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels que nous recueillons et utilisons. Les renseignements personnels que nous recueillons à une fin particulière ne peuvent être utilisés qu’à cette fin. Nous utilisons et divulguons les renseignements personnels d’une personne uniquement lorsque celle-ci nous en donne le consentement. La seule exception à cette règle est si un tribunal nous ordonne d’utiliser les renseignements ou de les divulguer.

20.4 Nous avons des renseignements provenant de personnes qui ne sont pas directement concernées par une plainte. Nous appelons ces personnes des « tiers ». Les tiers peuvent inclure des entreprises canadiennes.

Si une personne demande des renseignements au sujet d’un tiers conformément à la Loi sur l’accès à l’information,
nous consulterons alors le tiers avant de prendre une décision sur la divulgation des renseignements.

20.5 La Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information prévoient toutes deux des exceptions. Une exception signifie que nous NE divulguerons PAS les renseignements. Nous utiliserons ces plaintes portant sur les exceptions en fonction des faits de chaque situation.

20.6 L’ombudsman peut signer des accords de non-divulgation pour protéger les renseignements, y compris ceux qu’une entreprise canadienne considère comme confidentiels. Il peut s’agir de renseignements sur les activités ou les finances de l’entreprise. Les modalités d’un accord de non-divulgation peuvent protéger les renseignements d’un tiers jusqu’à ce que l’ombudsman les divulgue ou publie un rapport sur notre site Web. Nous devons respecter tout accord de non-divulgation signé par l’ombudsman.

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